(目的)

第1条　この訓令は、八百津町特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(平成28年八百津町告示第96号)に基づき、町の保有する特定個人情報(以下「保有特定個人情報」という。)の適切な管理に関して必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、番号法第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条に定めるところによる。

(総括保護管理者)

第3条　町に総括保護管理者を1人置くこととし、副町長をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　保有特定個人情報を取り扱う各課室等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第5条　保有特定個人情報を取り扱う各課室等に、当該課室等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置き、八百津町個人情報保護事務取扱要綱(令和5年八百津町訓令甲第12号)第10に規定する個人情報保護主任をもって充てる。

(事務取扱担当者)

第6条　保護管理者は、各室等で保有特定個人情報を取り扱う職員(非常勤職員、臨時職員及び派遣職員を含む。以下「事務取扱担当者」という。)を指名し、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲において特定個人情報等を取り扱わせなければならない。

(監査責任者)

第7条　町に、監査責任者を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。

(組織体制)

第8条　保護管理者は、次の各号に掲げる組織体制等を整備し、当該組織体制に変更が生じた場合にあっては、速やかに総括保護管理者に変更の報告を行うものとする。

第9条　総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

第10条　総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

第11条　総括保護管理者は、保護管理者に対し、各課室等における保有特定個人情報の適正な管理のために必要な教育研修を行う。

第12条　保護管理者は、当該課室等の職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

(職員の責務)

第13条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。

第14条　前条の規定に違反した職員に対しては、法令又は規定等の定めに基づき厳正に対処する。

第15条　職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

(アクセス制限)

第16条　保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限らなければならない。

(複製等の制限)

第17条　職員は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第18条　職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第19条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、盗難又は紛失等を防止するために、施錠等の安全管理措置を講ずる。

(媒体の持ち出し)

第20条　職員は、保有特定個人情報が記録されている媒体を外部へ送付又は持ち出しする場合は、容易に保有特定個人情報が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等の安全管理措置を講ずる。

(廃棄等)

第21条　職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第22条　保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第23条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第24条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合又はその他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第25条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合又はその他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第26条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(特定個人情報の取扱区域)

第27条　保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域について、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、盗難、紛失等を防止するための物理的な安全管理措置を講じる。

(アクセス制御)

第28条　総括保護管理者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第35条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第29条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第30条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第31条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第32条　総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第33条　総括保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第34条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第35条　職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行う。

(バックアップ)

第36条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第37条　総括保護管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第38条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第39条　総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第40条　職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第41条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限等の必要な措置を講ずる。

(電算室等の安全管理)

第42条　総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。

(保有特定個人情報の提供)

第43条　保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、保有特定個人情報を提供してはならない。

(業務の委託等)

第44条　保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報(特定個人情報を含む。以下この項において同じ。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第45条　情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有特定個人情報を管理する保護管理者に報告する。

(公表等)

第46条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第47条　監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第48条　保護管理者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第49条　保有特定個人情報の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

第50条　この訓令に定めるもののほか、保有特定個人情報の適切な管理のための措置に関して必要な事項は、町長が別に定める。