○八百津町議会の情報通信機器の使用に関する要綱
令和5年3月22日
議会訓令甲第1号
(目的)
第1条 この要綱は、八百津町議会(以下「議会」という。)が、情報化社会において、効率的で迅速な議会運営、議案審議、情報の共有、議会の活性化などを図るとともに、町民に開かれた議会の実現を推進するために使用する情報通信機器に関して、必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この要綱において使用する用語の定義は、次に定めるところによる。
(1) 会議 八百津町議会定例会条例(昭和31年八百津町条例第13号)に規定する定例会及び地方自治法(昭和22年法律第67号)第102条に規定する臨時会における本会議、常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会並びに八百津町議会会議規則(昭和38年八百津町規則第3号)第115条第1項に規定する協議等の場をいう。
(2) 情報通信機器 タブレット端末、ノート型パソコン(モバイル型パソコンを含む。)、スマートフォンをいう。また、それらの機器のOSを含むとともに、一般的なアプリケーションソフトウェア(ワープロ、表計算、プレゼンテーションやPDFなどの作成、編集、加工、閲覧等のためにインストール等された一般的なソフトウェア、プログラム、アプリケーションなど。)も含める。
(3) ペーパーレス会議システム 主に会議資料等のデータを情報通信機器により閲覧するために使用するシステムのことをいう。
(4) オンライン会議システム モニター及びマイクを含む情報通信機器をインターネットに接続する方法により、会議の場所以外の者との間で行う情報通信のためのシステムをいう。
(5) アカウント ネットワーク及びコンピューター等を動作させるために付与された権利をいう。
(6) パスワード 情報通信機器及びペーパーレス会議システム等アプリケーションソフト(以下「アプリ」という。)の機能や権限を使用する際の認証を行うために入力する文字列をいう。
(7) パスコード 情報通信機器の機能や権限を使用する際の認証を行うために入力する文字列をいう。
(情報通信機器の使用)
第3条 議場又は委員会の会議室において、情報通信機器を使用しようとする議員及び執行機関の関係者(以下「出席者」という。)は、情報通信機器使用許可申請書(様式第1号)を議長又は会議の長に提出し、許可を得るものとする。ただし、町長から貸与されたタブレット端末(以下「貸与タブレット」という。)及び出席者が使用するノート型パソコンについては許可申請書の提出は不要とする。
2 会議の出席者は、情報通信機器を持ち込んで使用する場合は当該会議の目的外で使用してはならない。
(遵守事項)
第4条 情報通信機器を使用する議員は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
2 議員は、貸与タブレットを他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
3 議員は、その職でなくなったときは、速やかに貸与タブレットを返却しなければならない。
4 議員は、貸与タブレットの盗難、紛失等の事故が生じた場合は、速やかに町長に報告するものとする。
5 議員は、貸与タブレットを注意をもって取り扱い、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) アプリを使用するときは、パスワードを設定するものとし、パスワードの管理は、議員が適正に行わなければならない。
(2) 貸与タブレットのパスワードの管理は、議員が適正に行わなければならない。
(3) 情報の送受信は、議員の責任にて行うこと。
(4) データの正確性を保持し、データ等の紛失、毀損等の防止に努めること。
(5) 議員は、会議資料等のデータの正確性を保持し、データ等の紛失及び毀損等の防止に努めること。
6 議員及び職員は、議会及び町から付与されたシステム等のアカウントを適切に利用するとともに、アカウントに関する情報を適切に管理するものとする。
7 情報の漏えいがあったときは、速やかに実情を把握するとともに、議長に報告し、その指示により必要な措置を講じなければならない。
8 ペーパーレス会議システム等の是正措置を講じる必要があるときは、議員は、議長が指示する方法により速やかに対処することとする。
(賠償の義務)
第5条 議員が貸与タブレットを破損し、故障し、又は紛失したことにより有償の措置が必要となった場合は、当該議員は、修理等に係る費用の実費を負担しなければならない。
(禁止事項)
第6条 議員が貸与タブレットを使用する場合、次に掲げる事項を禁止するものとする。
(1) 貸与タブレット(ソフトを含む)の改造及び交換
(2) 議会活動に関係ない動画の視聴
(3) 個人情報並びに町議会及び町において公開されていない情報の開示
(4) 国外でのデータ通信使用
(5) 議員活動に関係ないSNS等への投稿
(6) 前各号に掲げるもののほか、他者の迷惑になる行為
2 前項の規定は、出席者がノート型パソコンを使用する場合に準用する。
(会議中における禁止事項)
第7条 出席者が、会議において情報通信機器を使用するときは、次に掲げる事項についてはこれを禁止するものとする。
(1) 前条第1項の規定による許可を受けていない情報通信機器を会議で使用すること
(2) 音声や操作音を発するなど、会議の運営上支障となること
(3) 会議中に、外部へ情報を発信し、又は公表すること
(4) 議長又は会議の長の許可なく会議の写真、映像等の撮影及び録音等をすること。ただし、当該会議の長が必要と認める場合を除く
(5) 前各号に掲げるもののほか、議員の品格又は資質を疑われる行為、会議の目的にそぐわない行為その他議長又は会議の長が不適切であると認めること
2 前項の規定は、出席者がノート型パソコンを使用する場合に準用する。
(違反行為に対する措置)
第8条 議長又は会議の長は、前条の規定に違反する行為をし、又はしようとする者に対しては、注意を行い、自粛を促すものとする。ただし、再三の注意によっても違反する行為が続く場合は、情報通信機器の使用の停止を命ずる、又は返還を求めることができる。
(セキュリティ対策)
第9条 議員は、次に掲げる情報セキュリティ対策を講じなければならない。
(1) タブレット端末の使用に当たっては、適切に管理し、第三者に不正利用させないようにすること。
(2) 情報の送受信においては、使用者が責任をもって行うこと。
(3) タブレット端末には、原則として、個人情報及び機密情報(以下「個人情報等」いう。)を保管しないこと。
(4) 個人情報等の漏えい、タブレット端末の紛失等の事故があったときは速やかに実情を把握し、事務局へ報告するとともに、必要な措置を講ずること。
(5) 差出人が不明なメールや不明なファイルは、ウイルス感染のおそれがあるため、開封せずに速やかに削除すること。
(6) タブレット端末を返納する場合は、データを消去し、性能・機能の復元等を行うこと。
(補則)
第10条 この運用に定めるもののほか、情報通信機器の使用に関し、必要な事項は議会運営委員会に諮って定める。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
