(目的)

第1条　この規程は、事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書による事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書事務所管課長の職務)

第4条　文書事務所管課長(以下「総務課長」という。)は、本庁における文書及びこれに付随する物品の収受、発送、配布並びに文書の審査、完結文書の保存の事務を掌理する。

(本庁の課長、室長、出先機関の長及び係長の職務)

第5条　本庁の課長、室長及び出先機関の長は、当該課、室又は出先機関における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者)

第6条　本庁の課及び出先機関に文書取扱責任者及び文書整理担当者を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　次の各号に掲げる文書には、当該各号の文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

(文書等の受領及び配布)

第9条　本庁に到着した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務課において受領し、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定める手続をとらなければならない。

(ファクシミリ等による文書の処理)

第9条の2　ファクシミリにより受信した文書については、前条の規定の例により処理するものとする。

(郵便料金未納等文書の取扱い)

第10条　郵便料金未納又は不足の文書が送達されたときは、公務に関すると認められるものに限り、必要な料金を支払い、受領することができる。

(休庁日等における文書の取扱い)

第11条　休庁日等に到着した文書等は、八百津町職員服務規程(昭和59年規程第5号)第25条第2号に定めるところにより当直者において受領し、そのうち第9条第1項第2号に掲げる文書は、八百津町職員服務規程第28条第1項第2号に定める帳簿に登載し、その他の文書は、受領した日付ごとに区分して保管し、休庁日等が終了した場合には、速やかに総務課長に引き継がなければならない。

(文書収受の特例)

第12条　定例又は軽易な同一事件で、一時に多数を収受する文書は第9条の規定にかかわらず、同一番号で受け付け、文書件名簿にその件数を記載することにより処理することができる。

(文書の配布)

第13条　総務課は、第9条から前条により処理した文書は、課別に区分して配布するものとする。

(配布を受けた文書の取扱い)

第14条　各課長、各室長及び出先機関の長は、総務課から文書の配布を受けたときは、直ちに、その文書を審査し、処理方針を示して文書取扱責任者に処理させなければならない。

第15条　課に配布された文書のうち、重要で、処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの、上司が周知しておく必要のあるもの、上級官公署からの訓令又は通達等で重要と認められるもの及び事務の性質上その処理が長期の期間を要すると認められるものは、回覧印(様式第9号)を押して必要な上司まで回覧しなければならない。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、起案用紙(様式第11号)を用い、次の各号により作成しなければならない。ただし、電子決裁により決裁権者の承認を得ようとする場合は、この限りでない。

(文書の左横書き)

第17条　文書は、次に掲げる文書を除き、左横書きとしなければならない。ただし、現に保有する諸用紙・様式等については、当分の間、使用できるものとする。

(文書の発信者名)

第18条　文書の発信者名は、八百津町長名を用いなければならない。ただし、往復文書、部内文書又はその他の文書で軽易なものについては、副町長名、課長名又は八百津町名を用いることができる。

(合議)

第19条　他課又は他係に関連する起案書は、その関係課又は係の合議を得て決裁を受けなければならない。

(回議)

第20条　文書は、次の各号に定める順序により回議しなければならない。

(重要文書等の回議)

第21条　回議をする文書でその内容が重要なもの、秘密に属するもの、特に説明を要するもの又は緊急の処理を要するものについては、持ち回って決裁を受けなければならない。

(緊急事案等の処理)

第22条　緊急の処理を要する事案について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により処理することができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続を経なければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第23条　決裁の完了した文書(以下「原議」という。)は、直ちに主務課の文書取扱責任者に返付しなければならない。

(文書の浄書)

第24条　文書の浄書は、総務課長が必要と認めたものは、総務課において行うものとする。この場合において、浄書を総務課に委託しようとするときは、浄書すべき文書に伺書を添えて、総務課長の許可を受けなければならない。

第25条　浄書文書については、所管係において当該原議との照合を行い、照合が完了したときは、照合者が原議の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印等の押印)

第26条　浄書文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書には、これを省略することができる。

(文書の施行)

第27条　文書取扱責任者は、文書の施行をしようとするときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める手続により処理しなければならない。

(時間外発送)

第28条　前条第2項に定める時間以後においては、郵便による発送は行わない。ただし、緊急を要する文書であらかじめ総務課長の承認を得たものについては、総務課長から郵便料金に相当する郵便切手の交付を受け、主務課において発送するものとする。

(原議及び文書件名簿等の整理)

第29条　事務担当者は、文書の施行を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、及び当該文書が文書件名簿に登載されたものであるときは、その所定欄に必要事項を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第30条　事務担当者は、処理中の文書を一定の箇所に整理し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書保存の原則)

第31条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理、保管及び保存は、つづり込みによることを原則とする。

(完結文書の整理及び保管)

第32条　完結文書は、保管終了後、次の各号によって整理しなければならない。ただし、軽易な文書で整理の必要がないと認められるものについては、これを除く。

(保存期間)

第33条　法令に特段の定めのある場合を除き、完結文書の保存期間は、おおむね次の基準によるものとし、簿冊の種類を明確にするため、背表紙に色別表示をするものとする。

(保存期間の始期)

第34条　完結文書の保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(保存期間の延長)

第35条　文書取扱責任者は、総務課長に引き継いだ文書について、毎年度その保存期間を延長する必要があるかどうかを調査し、延長を必要とする保存文書があると認めるときは、当該保存文書の所属年度、書目名、延長の理由、延長の期間その他必要な事項を記載した申請書を総務課長に提出しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第36条　各課において整理した簿冊は、文書引継書(様式第16号)とともに総務課に毎年5月末日までに引き継ぐものとする。

(文書保存カード)

第37条　保存文書は、保存年限及び分類別に、文書保存カード(様式第17号)に所定事項を記載するものとする。

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第38条　総務課で保存中の文書を借り出すときは、総務課に申し出るものとする。

(文書の廃棄)

第39条　総務課長は、保存文書の保存期間が経過したとき又は保存期間内であっても明らかに保存の必要がなくなったときは主務課長と協議の上、当該保存文書を廃棄しなければならない。

(町史の資料)

第40条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長が町史編集の資料として必要と認めるものは、これを別に保存するものとする。

第41条　書庫等は、常に清潔を保ち、火気に注意し、重要なものは、非常事態に備えて万全を期するようにしておかなければならない。

(出先機関における文書の取扱い)

第42条　出先機関における文書の取扱いについては、前章の規定に準じて処理するものとする。

(文書等の例外的な取扱い)

第43条　本庁の課長及び出先機関の長は、文書の取扱いが前2章の規定により難いときは、あらかじめ総務課長の承認を得て例外的な取扱いをすることができる。これを改廃するときも同様とする。

(補助執行職員等への準用)

第44条　第1章及び第2章の規定は、地方自治法第180条の2の規定に基づき町長の事務を補助執行する職員及び議会事務局の職員の文書事務の処理について準用する。この場合において、第1章及び第2章中「本庁の課長」とあるのは「教育委員会事務局の課長、議会事務局長」と、「本庁の課」とあるのは「教育委員会事務局の課、議会事務局」と読み替えるものとする。