○八百津町個人情報保護事務取扱要綱
令和5年3月17日
訓令甲第12号
第1 趣旨
この訓令は、別に定めがある場合を除き個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び八百津町個人情報保護法施行条例(令和4年八百津町条例第24号。以下「条例」という。)の施行に関し、八百津町個人情報保護法施行細則(令和5年八百津町規則第5号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報の保護に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
第2 個人情報保護の窓口
1 総合窓口の設置
個人情報保護に係る事務を行うため、総務課内に総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。
2 総合窓口で行う事務
(1) 個人情報保護に係る相談及び案内に関すること。
(2) 個人情報保護に係る事務についての連絡調整に関すること。
(3) 個人情報ファイル簿の公表に関すること。
(4) 個人情報取扱事務登録簿の閲覧に関すること。
(5) 保有個人情報の目的外利用又は外部提供の報告に関すること。
(6) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止請求(以下「開示請求等」という。)の受付に関すること。
(7) 開示請求等の形式要件の審査に関すること。
(8) 保有個人情報の開示の立ち会いに関すること。
(9) 保有個人情報の開示請求等の決定に係る審査請求書の受付に関すること。
(10) 運用状況の公表に関すること。
(11) 八百津町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の事務処理に関すること。
3 所管課で行う事務
(1) 個人情報ファイル簿の作成に関すること。
(2) 個人情報取扱事務登録簿の作成に関すること。
(3) 開示請求等に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。
(4) 保有個人情報の開示請求等の決定及びその通知に関すること。
(5) 第三者からの意見聴取及び開示請求等の決定の場合の通知に関すること。
(6) 保有個人情報が記録されている地方公共団体等行政文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(7) 保有個人情報の開示請求等の決定に係る審査請求書の処理に関すること。
(8) 審査請求事案の審査会への諮問に関すること。
(9) 審査請求についての裁決及びその通知に関すること。
第3 個人情報ファイル簿の作成
法第75条の規定による個人情報ファイル簿を保有するときは、個人情報ファイル簿(八百津町個人情報の保護に関する文書の様式を定める規則(令和5年八百津町規則第7号。以下「様式を定める規則」という。様式第1号)により行うものとする。この場合において、町長は、届け出られた個人情報ファイル簿を公表しなければならない。
第4 個人情報取扱事務登録簿の作成等の手続
個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)の作成等の手続は、次により行うものとする。
1 所管課は、個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは、あらかじめ登録簿(規則別記様式)を作成し、その写しを総合窓口へ提出するものとする。登録した事項を変更又は廃止したときも同様とする。
2 登録簿の閲覧は、少なくとも毎年度1回、総合窓口において行うものとする。
第5 目的外利用・外部提供の手続等
1 目的外利用及び外部提供の制限
(1) 法第69条の規定により、法令に基づく場合を除き、個人情報取扱事務の目的以外の目的のために保有個人情報(特定個人情報を除く。)を当該実施機関の内部において利用(以下「目的外利用」という。)をし、又は当該実施機関以外のものに提供(以下「外部提供」という。)をしてはならない。ただし、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められる場合であって、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
① 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
② 法令の定める所掌事務又は業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。
③ 他の行政機関、地方公共団体の機関等に保有個人情報を提供する場合において、提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で当該個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。
④ 上記①②③に掲げるもののほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき、その他保有個人情報を提供することについて特別の理由があるとき。
(2) 個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、内部における保有個人情報の目的外利用を特定の関係課又は職員に限るものとする。
(3) 実施機関は、保有個人情報を外部提供する場合において必要があると認めるときは、提供を受ける者に対して、当該個人情報の利用目的及び利用方法等について制限を課し、又はその漏えいの防止その他の適正な個人情報の取扱いについて必要な措置を講ずることを求めるものとする。
2 目的外利用の手続
保有個人情報の目的外利用の手続は、次により行うものとする。
(1) 法第69条第2項の規定により、保有個人情報の目的外利用をしようとする課長は、保有個人情報目的外利用申請書(様式第1号)を当該個人情報を保有する課長に対し、提出するものとする。
(2) 個人情報を保有する課長は、緊急かつやむを得ないと認めるときは、口頭で申請を受け付けることができる。この場合の諾否の決定は、口頭で行うことができる。
(3) 上記(2)の場合を除き、当該申請の諾否を決定をした課長は、当該申請をした課長に対し、保有個人情報目的外利用決定通知書(様式第2号)により通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
3 外部提供の手続
保有個人情報の外部提供の手続は、次により行うものとする。
(1) 保有個人情報の外部提供を受けようとする者は、保有個人情報外部提供申請書(様式第3号)を町長に提出するものとする。
(2) 実施機関の長は、緊急かつやむを得ないと認めるときは、口頭で申請を受け付けることができる。この場合の諾否の決定は、口頭で行うことができる。
(3) 当該申請の諾否の決定は、町長部局にあっては、町長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとするが、必ず町長の合議を必要とする。
(4) 上記(2)の場合を除き、当該申請の諾否の決定をしたときは、保有個人情報外部提供決定通知書(様式第4号)により申請者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
4 目的外利用等の報告
所管課は、当該目的外利用等を変更又は終了したときは、その旨を総合窓口に報告するものとする。
第6 個人情報の開示請求等に係る事務
1 総合窓口における対応の選択
総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。
(1) 情報提供
来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
(2) 他の制度の利用
他の法令又は条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められており、その実施方法が法第87条第1項本文に規定する方法と同一であるため、他の法令の規定により開示の実施を行う場合及び図書館等において一般の利用に供している公文書により対応できる場合は、開示請求等は受け付けないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務の担当課などの案内を行う。
(3) 保有個人情報の開示請求等
「3 総合窓口における開示請求等の受付」の定めにより対応する。
2 所管課等における相談等
所管課に直接個人情報保護に関する相談があった場合には、所管課は、上記1(1)及び(2)で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。
3 総合窓口における開示請求等の受付
請求者が法第76条に規定する本人又は法定代理人等であることを確認した上で、個人情報保護制度で対応すべきであると判断される場合においては、総合窓口は、次により事務を処理するものとする。
(1) 対象公文書の特定
① 総合窓口は、請求者との応対により、請求の内容を確定した後、所管課を選定し、当該所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)と連絡をとった上で、対象公文書を検索、特定するものとする。
② 所管課の個人情報保護主任又は担当職員の不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、総合窓口において、いったん開示請求等を受け付けるものとする。
③ 対象公文書を特定する段階で、次のような場合については、請求者に対し、請求に応じられない旨を説明するとともに、原則として開示請求等を受け付けないものとする。
ア 八百津町情報公開条例(平成17年八百津町条例第3号)第2条第2項に規定する公文書に該当しない場合
イ 法第88条に規定する適用除外の場合
(2) 保有個人情報の開示請求等の方法
① 総合窓口への提出による場合
ア 口頭による場合
個人情報の開示請求等については、請求書の提出を義務付けていることから、口頭による請求は認めないものとする。ただし、法第69条第2項各号の要件を充足する場合には、口頭による開示請求を認め、本人に対し当該保有個人情報を提供することができる。
イ 請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合
聞き取りをした窓口職員が請求内容等を代筆することができる。
② ファクシミリ又は電子メールによる場合
ファクシミリ又は電子メールによる開示請求等については、本人確認が困難であることから、認めないものとする。
(3) 請求書の受付に当たっての留意事項
① 開示請求等は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。
② 開示請求等の手続は、本人が行うことを原則とするが、証明する書類の提出があった場合は、法定代理人又は任意代理人により行うことができる。
③ 開示請求に係る保有個人情報について、当該個人情報を法定代理人に開示することにより、法第78条第1項第1号に規定する情報に該当する場合は、同号該当性の判断に当たり、必要に応じて本人の意思を確認することができる。
④ 未成年者による開示請求等があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを未成年者に説明するものとする。
ア 中学生以下の場合であって、制度の趣旨、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。
イ 保有個人情報の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。
⑤ 任意代理人からの開示請求について、本人の意思を特に確認する必要があるときは、必要に応じて、本人に対して確認書を送付し、その返信をもって本人の意思を確認することができる。
(4) 開示請求等における本人確認手続等
① 個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)第22条及び第29条の規定により開示請求等をしようとする者は、自己が当該開示請求等に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを証明するために、次に掲げる書類を提示し、又は提出しなければならない。
ア 本人が請求する場合 運転免許証、個人番号カードその他これらに類する書類として町長が認めるもの
イ 法定代理人が請求する場合 当該法定代理人に係るアに掲げる書類及び戸籍謄本その他その資格を有する者として町長が認めるもの
ウ 本人の委任による代理人が請求する場合 当該代理人に係るアに掲げる書類及び本人による委任状その他代理人であることを確認し得る書類として町長が認めるもの
② 請求者から提示された書類により、個人情報の本人等であることを確認した場合は、本人等の了承を得た上で、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等を確認する資料とする。
③ 開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を町長に届け出なければならない。この場合、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。
4 請求書の形式要件審査
総合窓口では、請求書の提出があった場合は、所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)の立会いのもと、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ開示請求等に係る対象公文書が存在していること及び請求者が本人等であることを必ず確認するものとする。
(1) 請求書の記載事項の確認
ア 「氏名」欄
本人等の氏名が記載されていること。
イ 「電話」欄
本人等に迅速かつ確実に連絡するため、自宅、勤務先等の電話番号が記載されていること。
ウ 「開示を請求する保有個人情報」欄
請求しようとする保有個人情報の件名又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
エ 「訂正、利用の停止・消去、提供の停止を求める趣旨及び理由」欄
保有個人情報のどの部分をどのように訂正等するのかが具体的にわかるように記載されていること。
オ 「決定期間満了日」欄
決定期間満了日は、開示請求等があった日から30日目の年月日を記載すること。
(2) 形式的要件を満たしていないもの(補正を求める場合を除く。)
所管課は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。
① 請求者に対し、請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。
③ 他の方法により開示請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。
(3) 請求書の補正
① 請求書の記載事項に不明不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求等があった場合は、総合窓口の職員又は所管課の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。なお、請求書に記載された事項のうち明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、開示請求者の了解を得た上で、当該職員が職権で補正することができる。
② 相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、当該請求に対し、不開示決定又は訂正等拒否決定をすることができる。この場合において、開示請求者等に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
(4) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明
総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付日付印を押印し、その写し及び開示の場合にあっては保有個人情報の開示等を求められた方へ(様式第5号)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
① 保有個人情報の開示等は、開示等の決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。
② 対象公文書の開示等の決定は、請求があった日から30日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。
③ やむを得ない理由により、②の期間内に決定を行うことができない場合は、その期間について延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。
④ 保有個人情報の写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用もあわせて、請求者が負担し、前納する必要があること。
⑤ 受付後に対象公文書が不存在であることなど形式的要件の不備が判明したときは、不存在決定等を行うこと。
(5) 受付後の請求書の取扱い
総合窓口は、所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)の立会いのもと、請求書が法第77条に規定する形式的要件を満たしていることを確認した上、公文書規程に基づき収受の手続を行い、受け付けた請求書の原本とともに、保有個人情報開示請求等処理簿(様式第6号。以下「処理簿」という。)を直ちに所管課へ送付するものとする。
(6) 処理簿への記載
所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から処理簿の送付を受けたときは、当該処理簿に必要事項を記載して、「決定の内容」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで返送するものとする。
5 開示等の決定
(1) 保有個人情報の内容の検討
所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象公文書に記録されている情報が法第78条に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。
(2) 開示等の決定期間
総合窓口において請求書を受け付けた日から30日以内に所管課は開示等の決定をし、請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。ただし、請求書に形式上の不備があり、相当の期間を定めてその補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
(3) 決定期間の延長
法第83条第2項、法第94条第2項及び法第102条第2項の規定により事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、次に掲げる書面により、延長後の期間及び延長の理由を請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。
なお、この場合、次のことに留意するものとする。
① 延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日から60日以内の範囲内において、必要最小限の期間とする。
② 開示請求等があった日から30日以内の決定期間内に、保有個人情報決定期間延長通知書が請求者に到達するようにしなければならないものとする。
(4) 開示等の決定期限の特例
① 開示等の決定期限の特例
② 訂正決定等及び利用停止決定等の期限の特例
法第95条及び法第103条の規定により、訂正・利用停止決定等に特に長時間を要すると認めるときは、上記(2)及び(3)にかかわらず、相当の期間内に訂正・利用停止決定等をすれば足りる。この場合において、請求者に対し次に掲げる書面により通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。
③ 開示等の決定期限の特例延長通知
上記①及び②の通知は、開示請求、訂正請求、利用停止請求があった日から30日以内に請求者に対し、しなければならない。
(5) 内部調整
開示等の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。
① 総合窓口への協議
所管課は、開示等の決定に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。
② 関係課との調整
所管課は、対象公文書が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うこと。
(6) 第三者情報に係る意見聴取等
対象公文書に町及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、「6 第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。
(7) 決定通知
① 法第82条に規定する通知は、次に掲げる書面により行うものとする。
② 法第93条に規定する通知は、次に掲げる書面により行うものとする。
③ 法第101条に規定する通知は、次に掲げる書面により行うものとする。
(8) 開示等の決定の決裁
個人情報の開示等の決定は、町長部局にあっては、町長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとするが、必ず町長の合議を必要とする。
(9) 保有個人情報開示決定通知書の記載要領
次のことに留意して、作成するものとする。
ア 「不開示とした部分とその理由」欄
開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。
(例)「○○のうち特定個人の住所、氏名」
「○○のうち用地買収計画の部分」
法第78条の該当する号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付するものとする。
イ 「開示の実施の方法等」欄
開示請求者は、開示請求書に保有個人情報の開示の実施の方法等について記載することができる。開示請求者の求める方法により開示を実施することができる場合には、その旨を記載する。
(10) 開示の実施方法等申出書の確認
② ①の申し出があったときは、その写しを処理簿とともに総合窓口へ送付するものとする。
(11) 決定通知書の送付
① 所管課は、開示等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを処理簿とともに総合窓口へ送付するものとする。
② 請求のあった日に個人情報の全部を即日開示した場合は、速やかに、処理結果を記録した処理簿を総合窓口へ送付するものとする。
6 第三者に関する情報の取扱い
(1) 意見聴取の実施
所管課は、対象公文書に第三者に関する個人情報が記録されている場合は、開示の判断を慎重かつ公正に行うため、法第78条第1項各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて当該第三者に対する意見聴取を意見照会書により実施するものとする。
(2) 意見聴取の期限
(3) 意見聴取事項
第三者及び国等からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。
① 個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無及び程度を聴取する。
② 法人等に関する情報については、不利益の有無及び程度を聴取する。
③ 国等に関する情報が含まれている場合で、開示、不開示の判断を行うに当たって国等から意見を聴取することが必要と判断される場合は、適宜の方法により、関係する国等に対して意見の照会を行う。
(4) 第三者への通知
① 第三者が情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合
7 保有個人情報の開示の方法
(1) 保有個人情報の閲覧の方法
① 文書、図画(以下「文書等」という。)の場合
原則として、原本を閲覧に供する。ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある又は汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、文書等を複写したものを閲覧に供するものとする。なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。
② 電磁的記録の場合
電磁的記録の閲覧は、記録された情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものを閲覧に供し、直接、オンライン端末画面等での閲覧は行わないものとする。なお、この場合の出力に要する費用は、請求者には負担させないものとする。
③ 録音テープ、録画テープ等の場合
録音テープ、録画テープ等の視聴は、容易に対応できる場合にのみ、再生用機器等を用いて視聴に供するものとする。なお、同一の録音テープ、録画テープ等に不開示情報が含まれている場合は、再生機器等による視聴は行わないものとする。
(2) 保有個人情報の写しの作成及び交付の方法
① 保有個人情報の写しの作成は、原則として所管課の職員が行うものとする。
② 写しの交付に要する経費が膨大となるときは、あらかじめその旨を請求者に説明し了解を取ることとする。
③ 複写は原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大、縮小することにより写しを作成し、交付することができるものとする。
④ 個人情報がカラー印刷の場合については、請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該保有個人情報の写しを作成してこれを交付することができるものとする。なお、両面複写は行わないものとする。
⑤ 交付の方法は、請求者の希望により、総合窓口での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。
⑥ 電磁的記録のダビング、フロッピーコピー等の複製は行わないものとする。
(3) 個人情報の部分開示の方法
開示請求に係る保有個人情報に法第78条第1項第2号の情報(開示請求者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等及び個人識別符号の部分を除くことにより、開示しても、開示請求者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、法第79条第1項の規定により当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。保有個人情報の部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。この場合、不開示部分や開示決定に基づく保有個人情報でない部分が判読できる状態になっていないか、複数人で確認を行うものとする。
① 開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき
不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示する。ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写したもの等により開示する。
② 開示部分と不開示部分とが同一ページにあるとき
該当ページを複写した上で、不開示部分をマジック等で黒く塗りつぶしたもの(修正液は使用しない。)をさらに複写したもの又は不開示部分を覆って複写したものを開示する。
8 保有個人情報の開示の実施
(1) 決定通知書の確認
所管課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人等であること及び個人情報の件名又は内容の確認を行うものとする。
① 閲覧の実施
所管課の職員は、保有個人情報を提示し、請求者の求めに応じて、当該保有個人情報の内容等について説明するものとする。なお、総合窓口の職員は、原則としてこの閲覧に立ち会うものとする。
② 閲覧の中止又は禁止
所管課の職員は、閲覧者に対し、個人情報を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。閲覧者が、個人情報を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該個人情報の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
9 費用徴収の方法
郵送により写しを交付する場合は、現金(写しの送付による費用については、原則として郵便切手により徴収するものとする。)で徴収するものとし、所管課は納入等を確認の後、保有個人情報の写しに領収書を添えて、請求者に送付するものとする。
第7 審査請求があった場合の取扱い
開示等の決定の処分について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。
1 審査請求書の受付
個人情報審査請求書(様式第7号)は、原則として総合窓口で一括して受け付けるものとする。
2 受付後の個人情報審査請求書の取扱い
(1) 個人情報審査請求書の取扱い
① 総合窓口は、所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)の立会いのもと、個人情報審査請求書が形式的要件を満たしていることを確認した上、収受の手続を行うものとする。
② 総合窓口は、受け付けた個人情報審査請求書に個人情報審査請求処理簿(様式第8号)を添えて直ちに所管課へ送付するものとする。
(2) 個人情報審査請求処理簿への記載
所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から個人情報審査請求処理簿の送付を受けたときは、当該個人情報審査請求処理簿に必要事項を記載して、「裁決」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで返送するものとする。
3 審査請求の形式要件審査等
個人情報審査請求書の受理は、次の要件について確認の上、行うものとする。
① 審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所
② 代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無
③ 審査請求期間内(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)の審査請求かどうか。
④ 審査請求適格の有無(開示等の決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)
4 個人情報審査請求書の補正
所管課は、当該審査請求が、上記3の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。
5 審査請求についての却下の裁決
所管課は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第47条の規定に基づき、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、個人情報審査請求却下通知書(様式第9号)により審査請求人に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。なお、当該裁決に当たっては事前に総合窓口に協議するものとする。
① 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
② 補正命令に応じなかった場合
③ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
6 審査請求の受理
所管課は、個人情報審査請求書が上記3の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに次の手続に入らなければならない。
7 原処分の再検討
(1) 所管課は、個人情報審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である当該審査請求に係る裁決の再検討を行うものとする。
(2) 再検討の結果、実施機関が、審査会に諮問するまでもなく審査請求の全部認容裁決を行い、自主的に原処分である不開示決定、部分開示決定又は訂正等拒否決定を取り消し、全部開示決定、審査請求人の主張を満たした部分開示決定又は全部訂正等決定を行う場合は、審査会への諮問は不要となるものである。
(3) 上記の決定に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。
8 審査会への諮問
所管課は、7(2)に該当する場合を除き、個人情報審査請求書(様式第7号)を受理したときは、八百津町情報公開及び個人情報保護審査会に諮問するため、次に掲げる諮問書を総合窓口へ提出するものとする。
なお、諮問書には次に掲げる書類を添付するものとする。
ア 審査請求書の写し
イ 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書又は保有個人情報利用停止請求書の写し
ウ 決定通知書の写し
エ 理由説明書
オ 開示の実施を行った保有個人情報が記載された行政文書等の写し
カ 処理簿
キ その他必要な書類
9 審査会の答申
総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、答申書を所管課に送付するものとする。
10 審査請求に対する裁決
(1) 所管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。
(2) 審査請求に対する裁決は、町長部局にあっては、町長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとするが、必ず町長の合議を必要とする。
(3) 審査請求に対する裁決を行った場合は、所管課は個人情報審査請求裁決書(様式第10号)により、速やかに審査請求人に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
第8 苦情処理の事務
1 苦情申出の受付
実施機関が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出については、文書又は口頭により総合窓口で受け付けるものとする。
2 苦情申出の処理
(1) 苦情の処理は、総合窓口と協議の上、所管課が行うものとする。
(2) 所管課は、苦情の処理の結果を総合窓口へ報告するものとする。
第9 運用状況の公表
1 運用状況のとりまとめ
総合窓口は、各実施機関における前年度の個人情報保護制度の運用状況を取りまとめるものとする。
2 公表の方法
総合窓口は、毎年度5月末日までに、次の事項について、前年度の運用状況を公表するものとする。
(1) 開示請求等の件数
(2) 開示請求等に対する処理状況
(3) 審査請求の件数及び裁決状況
(4) その他必要な事項
第10 個人情報保護主任
1 設置
(1) 課長は、その分掌する事務の範囲内において、個人情報の適正な維持管理について必要な措置を講ずるため、次に掲げる事項について留意し、指導する責務を有する。
ア 個人情報の記録された文章及び記録媒体の取扱いに関すること。
イ 個人情報自体の取扱いに関すること。
(2) 各所管課の課長は、上記(1)に規定する責務に関連して発生する事務を行わせるため、課長補佐の中から、個人情報保護主任を指名するものとする。
2 職務
個人情報保護主任は、個人情報保護に係る円滑な対象公文書の特定及び的確かつ統一的な可否判断を行うとともに個人情報保護施策を充実し、もって個人情報保護を総合的に推進するため、次の職務を行うものとする。
(1) 開示請求等に係る対象公文書の特定作業に関すること。
(2) 開示請求等に係る対象公文書の可否の判断及び調整に関すること。
(3) 総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。
(4) その他個人情報保護制度に係る事務の指導に関すること。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(八百津町個人情報保護事務取扱要綱の廃止)
2 八百津町個人情報保護事務取扱要綱(平成16年八百津町訓令甲第2号)は、廃止する。
