(目的)

第1条　この訓令は、事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書による事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書事務所管課長の職務)

第4条　文書事務所管課長(以下「総務課長」という。)は、文書及びこれに付随する物品の収受、発送、配布並びに文書の審査、完結文書の保存の事務を掌理する。

(本庁の課長、室長、出先機関の長及び係長の職務)

第5条　本庁の課長、室長及び出先機関の長は、当該課、室又は出先機関における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、指導監督しなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　本庁の課、室及び出先機関に文書取扱責任者を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　次の各号に掲げる文書には、当該各号の文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

(受領及び配布)

第9条　本庁に到着した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務課において受領し、次の各号に掲げる文書の区分に従い、必要な処理を行わなければならない。ただし、担当課に直接届いた文書及び物品については、各課において受領し、必要な処理を行わなければならない。

(電子文書の処理)

第10条　文書のうち、通信回線を利用して受信した電子文書については、担当課を確認し、受信した文書が担当課以外のものである場合は、当該事務の担当課へ回付する。

(郵便料金未納等文書の取扱い)

第11条　郵便料金未納又は不足の文書が送達されたときは、公務に関すると認められるものに限り、必要な料金を支払い、受領することができる。

(閉庁日における文書の取扱い)

第12条　閉庁日に到着した文書等は、八百津町職員服務規程(昭和59年八百津町規程第5号)第25条第2号に定めるところにより当直者において受領し、そのうち第9条第1項第2号に掲げる文書は、同規程第28条第1項第1号に定める帳簿に登載し、その他の文書は、受領した日付ごとに区分して保管し、閉庁日が終了した場合には、速やかに総務課長に引き継がなければならない。

(文書の収受)

第13条　第9条の規定により配布を受けた文書等、又は第10条の規定により受信した電子文書は、担当課において直ちにその文書を審査し、文書管理システムに必要な情報を登録し、収受しなければならない。

(文書収受の特例)

第14条　定例又は軽易な同一事件で、一時に多数を収受する文書は第8条の規定にかかわらず、同一番号で受け付け、文書管理システムにその件数を記載することにより処理することができる。

(文書の回覧)

第15条　収受した文書のうち、重要で、処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの、上司が周知しておく必要のあるもの、上級官公署からの訓令又は通達等で重要と認められるもの及び事務の性質上その処理が長期の期間を要すると認められるものは、文書管理システムに必要な情報を登録し、上司に回覧(様式第6号)しなければならない。

(文書の起案)

第16条　文書は、文書管理システムに必要な情報を登録し、次の各号により起案(様式第7号)しなければならない。

(文書の左横書き)

第17条　文書は、次に掲げる文書を除き、左横書きとしなければならない。

(文書の発信者名)

第18条　文書の発信者名は、八百津町長名を用いなければならない。ただし、往復文書、部内文書又はその他の文書で軽易なものについては、副町長名、課長名又は八百津町名を用いることができる。

(合議)

第19条　他課又は他係に関連する起案書は、その関係課又は係の合議を得て決裁を受けなければならない。

(回議)

第20条　文書は、次の各号に定める順序により回議しなければならない。

(重要文書等の回議)

第21条　回議をする文書でその内容が重要なもの、秘密に属するもの、特に説明を要するもの又は緊急の処理を要するものについては、持ち回って決裁を受けなければならない。

(緊急事案等の処理)

第22条　緊急の処理を要する事案について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により処理することができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続を経なければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第23条　決裁の完了した文書(以下「原議」という。)は、直ちに起案者に返付しなければならない。

(文書の浄書及び照合)

第24条　文書の浄書は、担当課において実施するものとする。

(公印等の押印)

第25条　次に掲げる文書には、公印及び契印を押印しなければならない。

(文書の施行)

第26条　担当者は、文書の施行をしようとするときは、文書管理システムに必要な情報を登録し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める手続により処理しなければならない。

(時間外発送)

第27条　前条第2項に定める時間以後においては、郵便による発送は行わない。ただし、緊急を要する文書であらかじめ総務課長の承認を得たものについては、会計管理者から郵便料金に相当する郵便切手の交付を受け、担当課において発送するものとする。

(原議の整理)

第28条　事務担当者は、文書の施行を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第29条　事務担当者は、処理中の文書を一定の箇所に整理し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書保存の原則)

第30条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存は、簿冊によることを原則とする。

(完結文書の整理及び保存)

第31条　完結文書は、保存終了後、次の各号によって整理しなければならない。ただし、軽易な文書で整理の必要がないと認められるものについては、これを除く。

(保存期間)

第32条　完結文書の保存期間は、おおむね次の基準によるものとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある文書は、当該法令等の定めるところによる。

(保存期間の始期)

第33条　完結文書の保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(保存期間の延長)

第34条　文書取扱責任者は、毎年度その保存期間を延長する必要があるかどうかを調査し、延長を必要とする保存文書があると認めるときは、当該保存文書の所属年度、簿冊名、延長の理由、延長の期間その他必要な事項を記載した申請書を担当課長等に提出しなければならない。

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第35条　保存文書の借用又は閲覧をしようとする者は、貸出申請(様式第12号)に必要事項を記入の上、当該保存文書の文書取扱責任者に申し出て、担当課長等の承認を得なければならない。この場合において、借用中又は閲覧中の文書は、いかなる理由があっても抜取り、差替え、添削等をしてはならない。

(文書の廃棄)

第36条　保存年限を経過した文書又は保存年限を経過していないが、明らかに保存の必要がなくなった文書は、担当課において廃棄リストを作成し、担当課長等の承諾を得た後、文書管理システムに必要事項を登録し、当該保存文書を廃棄しなければならない。

(町史の資料)

第37条　前条の規定により廃棄する場合、担当課長等が町史編集の歴史的資料として必要と認めるものは、総務課長と協議し、これを別に保存するものとする。

第38条　書庫等は、常に清潔を保ち、火気に注意し、重要なものは、非常事態に備えて万全を期するようにしておかなければならない。

(出先機関における文書の取扱い)

第39条　出先機関における文書の取扱いについては、前章の規定に準じて処理するものとする。

(文書等の例外的な取扱い)

第40条　本庁の課長、室長及び出先機関の長は、文書の取扱いが前2章の規定により難いときは、あらかじめ総務課長の承認を得て例外的な取扱いをすることができる。これを改廃するときも同様とする。

(補助執行職員等への準用)

第41条　第1章及び第2章の規定は、地方自治法第180条の2の規定に基づき町長の事務を補助執行する職員及び議会事務局の職員の文書事務の処理について準用する。この場合において、第1章及び第2章中「本庁の課長」とあるのは「教育委員会事務局の課長、議会事務局長」と、「本庁の課」とあるのは「教育委員会事務局の課、議会事務局」と読み替えるものとする。